ご家族様との連絡をもっと安心に。施設とのやり取りが楽になるコツ

施設との連絡は、ご家族様にとって「安心を確かめる大切な時間」。 だからこそ、連絡のタイミングや伝え方に迷ってしまうことがあります。

その不安は決して特別なものではなく、 多くのご家族様が同じように感じておられます。

この記事では、施設側の状況も踏まえながら、 ご家族様が気持ちよく連絡できるための小さなヒントをまとめました。

1｜連絡しやすい時間帯の目安

施設では、時間帯によって職員の配置や業務量が大きく変わります。 そのため、「いつ連絡するか」は、実はとても大切なポイントです。

●おすすめは“日中の時間帯”

日中は職員数が多く、電話がつながりやすい時間帯です。 ご相談内容を丁寧に伺える余裕もあるため、落ち着いてお話しできます。

●避けたい時間帯

• 食事の時間（朝・昼・夕） 誤嚥を防ぐため、職員は見守りに集中しています。電話対応が難しいことが多いです。
• 早朝・夕方以降 職員数が少なく、対応が負担になりやすい時間帯です。

「急ぎではないけれど相談したい」 そんなときは、10〜16時頃を目安にしていただけると、双方にとって安心な連絡になります。

2｜相談内容が伝わりやすくなる“ひと言テンプレ”

急に電話すると、うまく説明できないこともありますよね。 そんなときに役立つ、職員が理解しやすい伝え方のテンプレをご紹介します。

●体調の変化を聞きたい、伝えたいとき

• 「面会のときに口数が減ったように感じました。施設では最近のご様子はいかがですか？以前と比べて変化がありますか？」
• 「仕事が忙しく、しばらく面会に行けていないので心配しています。最近の母のご様子はいかがでしょうか。気になる変化などがあれば、教えていただけると安心します。」
• 「最近のご様子で、気になる点があれば教えていただけますか」
• 「面会で少し元気がないように感じたのですが、普段はどうでしょうか」

●持ち物の相談をしたいとき

• 「○○を持っていこうと思うのですが、今の状態で使えそうでしょうか」
• 「買い替えを検討しているのですが、施設でおすすめのタイプはありますか」

3｜職員が助かる“相談の伝え方”

相談内容が複雑なときは、電話だけで整理するのが難しいことがあります。 そんなときは、相談のアポイントメントを取るのがとても効果的です。

●相談が長くなりそうなとき

• 「食事内容について相談したいので、面会の際に少しお時間いただけますか」
• 「○○のことでゆっくり話したいのですが、都合の良い時間はありますか」

職員側も「聞く体制」を整えられるため、より丁寧にお答えできます。

4｜クレームにならない“やさしい言い換え”

伝え方ひとつで、相談がスムーズに進むことがあります。 決めつけの表現は、職員を委縮させてしまい、解決まで遠回りになりがちです。

●言い換えの例

×「部屋が匂うんですが、掃除してないですよね」

○「部屋の匂いが気になったのですが、良い対策はありますか」

×「最近、転びそうになってるのを見たんですが、見守りが足りてないのでは」

○「転びそうな場面があったので、施設での見守りの様子を教えていただけますか」

質問の形にすることで、職員も状況を説明しやすく、解決策を一緒に考えやすくなります。

5｜連絡が“安心な時間”に変わるために

施設との連絡は、ご家族様にとっても職員にとっても大切な橋渡しです。 ちょっとしたコツを知っておくだけで、 「連絡しづらい…」という不安が「話してよかった」に変わります。

ご家族様の思いと、職員の思いが気持ちよく行き交うことで、 ご本人の生活もより穏やかで安心なものになります。